Rangkuman Komputer Bab III

A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi

- Penggunaan internet untuk komunikasi (E-mail)

Salah satu fasilitas tertua dalam Internet.Terdapat dua jenis e-mail yaitu :

1. E-mail yang berbasis web

pada e-mail jenis ini seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs
yang disebut web mail. Setiap kali akan menggunakan e-mail, pengguna harus terhubung terlebih
dahulu dengan internet. Beberapa web mail penyedia layanan internet gratis sudah banyak tersedia di
internet, misalnya telkomnet mail, yahoo mail, hot mail.

1. E-mail yang berbasis client

Dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misal nya
Eudora atau microsoft outlook. Fasilitas yang di sediakan perangkat lunak tersebut,antara lain fasilitas
untuk menulis dan mengolah e-mail tanpa harus terhubung dengan internet.


- Fungsi e-mail sebagai alat komunikasi

Email berasal dari kata elektonic mail, ialah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke komputer yang lain.

Cara untuk mendapatan email :

• Melalui penyedia e-mail gratis
• Undangan dari teman
• Dari ISP
• Dari perusahaan
• Memesan sendiri

B.Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor pos(fisik) yang memilikiIdentitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail(logik) yang memiliki User ID dan Password

Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail yang Memiliki User ID dan Password
Pengiriman surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus selalu di klarisifikasikan. Sedangkan melalui e-mail adakalanya informasi yang terkandung di dalamnya perlu di konfirmasi ulang kepada si pengirim terutama untuk sesuatu yang sifatnya penting dan tidak ada hubungannya dengan pembicaraan sebelumnya.


Penggunaan E- mail memiliki sebuah kotak surat yang di sebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mailserver. Untuk dapat membuka mailbox, pengguna harus memasukkan user ID dan kata kunci ( password ). Mailbox memiliki sebuah alamat sebagai pengenal agar dapat berhubungan dengan mailbox lainnya, baik dalam penerimaan dan pengiriman pesan. Pesan yang di terima akan di simpan dalam mailbox, selanjutnya pemilik mailbox sewaktu – waktu dapat melakukan pengecekan isi, membaca, menjawab, menghapus, dan mengirim pesan.

C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail

Terdapat penyedia alamat E-mail , antara lain :
• Yahoo!, Beralamat di mail.yahoo.com
• Gmail, Beralamat di mail.gmail.com
• Hotmail, Beralamat di www.hotmail.com
• Plasa, Beralamat di www.plasa.com

1) Melakukan pendaftaran di Yahoo Mail

Langkah-langkah untuk melakukan pendaftaran :

• klik tombol start
• klik browser website
• buka situs Yahoo Mail

• Klik sign up,lalu isi format pendaftaran seperti di bawah
  

• Isikan Enter the code shown pada Verify Your Regisration

• Jika selesai, klik I agree
• Jika registrasi selesai maka akan muncul gambar seperti yang di bawah ini

• Klik continue dan anda sudah berhasil membuat yahoo mail.

2) Menggunakan yahoo mail

Langkah langkah menggunakan e-mail :

1. Klik start,lalu pilih browser
2. Buka situs Yahoo. Isi Yahoo ID dan Password,lalu klik sign in
3. bila ingin melihat inbox, klik inbox

D. Melakukan Attachment file dalam email

1) Mengirim e-mail

Masuk ke email dengan menggunakan ID yang baru selesai didaftar!

Setelah masuk ke halaman tulis, pertama2 bagian "kepada" diisi alamat email yang dituju, kemudian "topik" diisi dengan isi surat, kemudian tekan "Lampirkan File".Setelah itu akan muncul halaman baru untuk memindahkan file ke dalam surat tersebut.

Setelah berhasil melampirkan file untuk dikirim, di bagian bawah bisa ditulis isi surat yang mau dikirim, setelah itu tekan tombol "kirim". Surat akan otomatis dikirimkan ke alamat yang dituju.



2) Mengirim Attachment File dalam e-mail

Langkah-langkah yang digunakan untuk mengirim e-mail attachment adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol Start → All Programs kemudian klik Microsoft Outlook.
2. Klik tombol New Missage.
3. Isikan email address tujuan pada kolom To:, jika ada lebih dari satu email address tujuan, tekan enter, kemudian ketikkan email address berikutnya.
4. Pindahkan kursor pada kolom Subject: , kemudian ketikkan tema surat Anda. Perhatikan tampilan berikut.

5. Klik tombol Attachment (insert file berada disebelah tombol send) maka akan tampil layar sebagai berikut.

gambar : Tampilan Insert File – Attachment

6. Kemudian double klik file (misal nama file yang akan dikirim:, memberi nama komputer) maka akan tampil layar sebagai berikut.

gambar : Tampilan File yang akan dikirim

7. Klik tombol Send, maka file tersebut akan terkirim ke alamat yang Anda kirimkan


E.Melakukan Reply dan Forward

1.Lihat mail yang anda terima di inbox, klik mail tsb untuk membukanya,setelah anda baca, jika anda akan membalas maka ketik balas
2.Jika anda hanya ingin meneruskan mail tersebut ke teman anda ketik forward dan masukkan alamat email tujuan. Tips : jika email yang kamu terima ada lampiran (attachment) dan kamu ingin memforward email tanpa lampiran, kamu bisa menghilangkan tanda (V) checklist pada file attachment.

F. MENGELOLA E-MAIL


Berikut tips mengelola e-Mail secara profesional:

1. Ikutilah tata krama dalam mengirim email, khususnya jika email itu penting. Buatlah pesan secara singkat, terfokus dan jelas.
2. Hargai penerima email Anda dengan ucapan sapaan hormat semacam ‘terima kasih’ dan sebagainya. Buatlah pula subyek email dengan jelas.
3. Hati-hati, jangan sampai mengirim email pada orang yang salah. Teliti selalu sebelum membeli mengirim email penting.
4. Jangan hanya memakai 1 alamat email untuk segala urusan. Bagi-bagi alamat email Anda untuk urusan bisnis, pertemanan, mailing list dan sebagainya agar tidak menimbulkan kebingungan karena banjir email.
5. Mengecek seluruh akun email mungkin akan terlalu menyita waktu. Solusinya, Anda bisa memakai software gratis seperti Prompter. Software ini bisa otomatis mengumumkan email yang masuk pada pengguna serta mengorganisir email.
6. Jangan tekan tombol ‘kirim’ terlalu cepat. Baca ulang email Anda untuk meminimalisir kesalahan seperti salah ketik atau salah kata. Terlalu banyak kesalahan dalam email bisa mempengaruhi persepsi penerima bahwa Anda ceroboh dan tidak menghargai sang penerima pesan.
7. Seringkali Anda lupa bahwa Anda perlu mencantumkan ‘attachment’. Untuk itu, pastikan ‘attachment’ jangan sampai ketinggalan.
8. Atur email dengan mengelompokkan dan memasukkannya kedalam folder sesuai dengan kategorinya, agar kita mudah untuk mengeceknya kembali dan isi email menjadi lebih rapi.
9. Jangan sembarangan register keanggotaan pada satu layanan website yang menggunakan email, karena pihak penyedia layanan bisa saja memanfaatkan alamat email untuk keperluan seperti spam dan sebagainya.

G. MELAKUKAN DOWNLOAD ATTACHMENT DAN MEMINDAHKAN PADA MEDIA LAIN


Membuka/menyimpan attach file:
1. Buka e-mail yang mengandung file attach.
2. Klik nama file attachment.
3. Klik scan and download attachment.
4. Klik Download attachment jika file benar-benar terbebas dari virus.
5. Akan muncul kotak dialog dengan pilihan:
open, untuk membuka.
save, untuk menyimpan.
cancel, untuk membatalkan.
6. Jika ingin menyimpan file attachment klik save, lalu pilih pada save as direktori yang ingin dijadikan tempat penyimpanan.


H. KODE ETIK PENGGUNAAN EMAIL

1. Membalas segera surat yang intensitasnya penting.
2. Mengefektifkan kata-kata.

Hal yang Harus Ditaati:
1. Hindari penggunaan huruf kapital secara berlanjut, karena dapat diartikan sebagai teriakan.
2. Hormati privacy orang lain.
3. Jangan teruskan surat berantai.
4. Jangan melakukan spam.
5. Hapuslah pesan reply bila tak perlu.
6. Jangan mudah tersinggung.
7. Bersabarlah dalam menunggu balasan.
8. Jangan mengirim e-mail dalam attachment yang berkapasitas besar.
9. Hindari penggunaan kata-kata pedas.
10. Hindari kesalahan ejaan dan tata bahasa.